Continu´teitsplanning

Een continuïteitsplan dient om de gevolgen van een bedrijfsinterruptie te ondervangen en de bedrijfsschade te beperken. Een bedrijfsnoodplan daarentegen gaat in op het moment van een calamiteit tot een korte periode erna. Het continuïteitsplan moet feitelijk op het bedrijfsnoodplan volgen.


Het opzetten van een continuïteitsplan is maatwerk. De grondslag is een inventarisatie van bedrijfsschadengevoelige processen, machines of installaties. Hierbij moet gelet worden op het effect van verlies op de voortgang van het bedrijf. Veel bedrijven zijn niet voorbereid op een grote schade en improviseren op het moment dat het hen overkomt. Het risico van chaos (en stress) is dan aanwezig omdat binnen heel korte tijd veel maatregelen en beslissingen genomen dienen te worden.


Een continuïteitsplan kan op vele manieren opgezet worden. Onderstaand is een checklist gegeven van continuïteitsplan bedoeld als opvolging op een bedrijfsnoodplan en dat moet worden aangevuld met een crisismanagementplan en een herstelplan.


Bij een crisismanagementplan dient de interne en externe communicatie geregeld te worden. Hierbij kan gedacht worden aan de werknemers die klanten informeren, familie van slachtoffers informeren, wie de pers te woord staat enz. Maar ook kan gedacht worden aan de communicatie, door bijvoorbeeld het schrijven van statusrapporten over het herstel.
Bij een herstelplan dienen uitwijkprocedures in kaart gebracht te worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het hebben van kennis over productiecapaciteiten van externe bedrijven of bedrijven binnen de groep. Tevens kunnen vooraf de wensen op papier gezet worden waar een huurpand aan dient te voldoen. Een makelaar kan dan na een calamiteit en ontvangst van opdracht direct aan de slag. Een ander onderdeel van een herstelplan is de aanwezigheid van een beredderingsplan (salvage).

 
Het continuïteitsplan is een raamwerk van de te verrichte handelingen voor verschillende afdelingen en voor een bepaalde tijdsperioden. Het opzetten van een dergelijk plan is specialistisch werk dat in eigen beheer maar ook in samenspraak met u door derden uitgevoerd kan worden. Hieronder een voorbeeld van zaken en het bijbehorende tijdsframe waaraan gedacht kan worden na een calamiteit. Zoals eerder gezegd is maatwerk belangrijk. Het voorbeeld is daarom verre van compleet.

_____________________________________________________________________

Personeel & organisatie
0-24 uur:
zijn alle medewerkers aanwezig
zorg voor adressen en telefoonnummers medewerkers

medewerkers en familie informeren
zorg voor adressen buiten pand
zorg voor briefpapier buiten pand
zorg voor computer met software buiten pand
zorg voor standaard informatieverhaal op computer
 
regel fysieke ondersteuning voor medewerkers en familie
zorg voor alternatieve ruimte
zorg voor geschoolde opvang
 
Communiceren met afdelingen over personeelswensen
zorg voor adressen uitzendbureaus
 
stel informatiebulletin op voor eigen personeel
zorg voor adressen buiten pand
zorg voor briefpapier buiten pand
zorg voor computer met software buiten pand
zorg voor standaard informatieverhaal (o.a. helpdesk) op computer
 
pers informeren
wijs persvoorlichter aan
zorg voor informatieverhaal op computer
 
verzekeraars informeren
zorg voor adres makelaar
zorg voor adres verzekeraar
 
formuleren dagelijks status rapport
 
1-2 dagen:
installeren helpdesk voor werknemers
regel alternatieve ruimte
regel telefoonaansluitingen
 
assisteer crisisteam met herplaatsen van werknemers
 
catering en transport werknemers
regel catering
regel alternatief transport medewerkers
 
salarissen
regel computer
regel salaris back-up
 
beschikbaarheid personeel
coördineer met Arbodienst beschikbaarheid personeel
 
medewerkers en familie informeren
stel middels informatiebulletin medewerkers en familie op hoogte van voortgang
 
formuleren dagelijks status rapport
 
2-5 dagen:
formuleren IT benodigdheden
formuleren en aanschaffen IT apparatuur voor korte en lange termijn
installeren software
installeren back-up
 
formuleren eisen aan nieuwe werkruimte
stel eisen op waaraan nieuwe werkruimte moet voldoen
 
administratie gegevens werknemers
herbouw de gegevensbestanden van oude en (tijdelijke) nieuwe werknemers
 
Communiceren met afdelingen over personeelswensen
regel welke werknemer bij welke afdeling ingezet wordt
regel training personeel indien deze ingezet wordt bij andere afdeling
 
coördinatie administratieve functies
regel overwerk
regel ziekte
 
formuleren dagelijks status rapport
 
5+ dagen:
medewerkers en familie informeren
stel middels informatiebulletin medewerkers en familie op hoogte van voortgang
 
invullen van openstaande vacatures/taken 
 
formuleren dagelijks status rapport
 
___________________________________________________________________

Financieel/IT
0-24 uur:
zijn alle medewerkers aanwezig
zorg voor adressen en telefoonnummers medewerkers
 
formuleren IT benodigdheden eigen afdeling
formuleren IT apparatuur voor korte en lange termijn
installeren software
installeren back-up

identificeren status administratieve hard- en software
regel nieuwe hard-ware
regel nieuwe software
 
coördineer IT benodigdheden afdelingen
communiceer met afdelingen IT benodigdheden
installeren hardware
installeren back-up
 
uitgaven
start log m.b.t. salvage uitgaven
start log m.b.t. persoonlijke uitgaven
 
informeer banken
zorg voor adressen banken
zorg voor briefpapier
zorg voor informatieverhaal op computer
 
formuleren dagelijks status rapport
 
1-2 dagen:
hard- en software
regel hardware voor korte termijn voor administratief proces
 
korte termijn benodigdheden
regel fonds waaruit korte termijn benodigdheden betaald kunnen worden (IT, catering etc.)
 
assisteer personeel en organisatie indien nodig
 
stop automatische betalingen
in overleg met bank stoppen betalingen
zorg voor gegevens automatische betalingen (rekeningnummers)
 
formuleren eisen aan nieuwe werkruimte
stel eisen op waaraan nieuwe werkruimte moet voldoen
 
formuleren dagelijks status rapport
 
2-5 dagen:
hard- en software eigen afdeling en andere afdelingen
installeren IT-netwerk
installeren software
installeren back-up
 
coördineer IT benodigdheden afdelingen
communiceer met afdelingen IT benodigdheden
 
formuleren dagelijks status rapport
 
5+ dagen:
uitstaande rekeningen
activeer uitstaande rekeningen
 
betalingen
activeer betalingen

formuleren dagelijks status rapport
 
___________________________________________________________________

Commercie
0-24 uur:
zijn alle key-medewerkers aanwezig
zorg voor adressen en telefoonnummers key-medewerkers
 
locatie
formuleer eisen nieuwe locatie
regel tijdelijke locatie
 
adviseer management m.b.t. commerciële coördinatie
informeer en adviseer management over aanpak en status klantenbediening
 
communiceer met gerelateerde afdelingen
 
formuleren dagelijks status rapport
 
1-2 dagen:
onderzoek status van garanties en product claims
back-up wijst uit of er lopende procedures met klanten zijn
maak prioriteit t.a.v. productie
 
klanten informeren
zorg voor adressen klanten
zorg voor briefpapier
zorg voor informatieverhaal op computer
zorg voor adressen kranten/dagbladen
 
leveranciers informeren
zorg voor adressen leveranciers
zorg voor briefpapier
zorg voor informatieverhaal op computer
zorg voor adressen kranten/dagbladen
 
klachten
start log van klachten
 
hardware
formuleer IT benodigdheden
 
alternatieve opslag
regel alternatieve opslag capaciteit
 
inkomende en uitgaande goederen
regel inkomende en uitgaande goederenstromen op alternatief opslagadres
 
formuleren dagelijks status rapport
 
2-5 dagen:
informeer klanten en leveranciers m.b.t. status
 
inkomende en uitgaande goederen
regel inkomende en uitgaande goederenstromen op alternatief opslagadres
 
anticipeer op klachten klanten
 
formuleren dagelijks status rapport
 
5+ dagen:
coördineer product ondersteuning
coördineer product ondersteuning zoals voor calamiteit werd gedaan
 
informeer klanten en leveranciers m.b.t. status
 
formuleren dagelijks status rapport
 
___________________________________________________________________

Onderhoud/productie
0-24 uur:
zijn alle key-medewerkers aanwezig
zorg voor adressen en telefoonnummers key-medewerkers
 
locatie
formuleer eisen nieuwe locatie
regel tijdelijke locatie
zorg voor adres makelaar o.g.
 
assisteer schade inventarisatie/salvage
inventariseer schade aan kritische machines en stel prioriteiten vast
coördineer HCL metingen
coördineer schadebeperkende middelen (afdekken van machines, ventileren ruimten, afvoer van water, etc.)
informeer salvage coördinator bij aankomst
informeer reconditioneringsbedrijven over kritische machines
rapporteer aan schade coördinator
 
formuleren dagelijks status rapport
 
1-2 dagen:
inventariseer kritische productie machines
 
assisteer met salvage activiteiten
coördineer beste verpak- en beschermmethoden voor alle voorwerpen
coördineer benodigdheden voor schoonmaak gebouwen
coördineer vervoer en opslag van te bergen goederen
 
formuleer herstel prioriteiten met beschikbare reserveonderdelen
 
informeer CMT over voortgang
 
assisteer met beschikbaar stellen technische data voor niet herstelbare machines
zorg voor beschikbaarheid technische specificaties
zorg voor adressen leveranciers
bepaal levertijd kritische apparatuur
 
formuleren dagelijks status rapport
 
2-5 dagen:
repareer herstelbare productie machines
 
formuleren dagelijks status rapport
 
5+ dagen:
coördineer installatie nieuwe machines
 
testen van nieuwe machines
 
formuleren dagelijks status rapport

Hannover Risk Consultants B.V.

Postbus 925
3000 AX Rotterdam
Westblaak 14
3012 KL Rotterdam

tel: +31 10 40 36 328

Handige links

The Talanx Group